Costos de la calidad

Los costos de calidad son los gastos económicos en los que incurre una empresa o negocio asociados a la elaboración de productos, bienes o servicios de conformidad con las especificaciones técnicas y atributos exigidos por los clientes o usuarios finales. Estos costos se dividen en dos categorías principales: costos de conformidad y costos de no conformidad.

Los costos de conformidad son aquellos destinados a cumplir con los requisitos del producto, bien o servicio para satisfacer las necesidades del cliente. Se subdividen en costos de prevención y evaluación. Los costos de prevención incluyen el diseño, implementación y administración del sistema de calidad, formación de personal, seguridad laboral, calibración de equipos, entre otros. Los costos de evaluación están asociados a las actividades de supervisión, medición y monitoreo relacionados con la satisfacción del cliente, eficacia del sistema de gestión y calificación de proveedores y productos.

Por otro lado, los costos de no conformidad se generan por la corrección y adecuación de los errores o desviaciones cometidas en los procesos. Se dividen en costos por fallas internas y costos por fallas externas. Los costos por fallas internas están asociados a las actividades de corrección de las fallas generadas en productos antes de su salida al mercado, como garantías, devolución de productos, pérdidas por eficiencia, entre otros. Los costos por fallas externas se originan al rectificar los daños o defectos en los productos después de su entrega al cliente, como respuesta a reclamos, penalizaciones por entrega tardía, devoluciones de productos, entre otros.

Es importante destacar que los costos de calidad pueden ser tangibles (costos explícitos) o intangibles (costos implícitos). Los tangibles se refieren a los gastos de personal, materias primas y materiales, mientras que los intangibles incluyen la pérdida de imagen empresarial, falta de motivación al personal, rendimientos y responsabilidad social.

Definición de los Costos de la Calidad y Tipos

Los costos de la calidad son aquellos derivados de la gestión total de la calidad en un laboratorio clínico. Se refieren a los gastos invertidos en el control de la calidad de los servicios y productos ofrecidos, y a los costos resultantes de no cumplir con los requisitos y expectativas del cliente. Estos costos se dividen en cuatro categorías: prevención, evaluación, internos y externos.

• Los costos de prevención son aquellos asociados a las actividades destinadas a prevenir la calidad pobre o defectuosa en los servicios del laboratorio clínico. Entre las actividades que generan estos costos se encuentran la planificación periódica de los requisitos y objetivos de calidad, la capacitación en procedimientos de trabajo, la calificación de proveedores, el mantenimiento preventivo, la verificación de los procesos del laboratorio y las metodologías de medición, la gestión de calidad y las actividades de mejora, y la formación de los usuarios del laboratorio.
• Los costos de evaluación corresponden a determinar si los productos o servicios cumplen con las especificaciones. En el caso de un laboratorio clínico, estos costos están relacionados con la medición, evaluación y auditoría de la calidad de los servicios y productos del laboratorio. Entre las actividades que implican costos de evaluación se encuentran el seguimiento a través de encuestas a clientes y usuarios finales, la evaluación continua de las competencias del personal, la calibración de los instrumentos de medición y equipos, la inspección de las muestras, el control de calidad, la participación en programas de evaluación externa de la calidad, la medición de indicadores de calidad, las auditorías internas, y las inspecciones externas y evaluaciones.
• Los costos de no conformidad son aquellos que soporta la empresa derivados de productos o servicios no conformes con los requisitos de calidad. Estos costos se dividen en fallos internos y externos. Los costos de fallos internos se detectan dentro del laboratorio y se generan para resolver los problemas antes de emitir los resultados al paciente. Por otro lado, los costos de fallos externos son problemas detectados fuera del laboratorio por médicos, enfermeras, pacientes u otros clientes que reciben resultados, productos o servicios defectuosos.

Tipos de costos de la calidad

En el ámbito de la gestión de calidad, existen distintos tipos de costos que toda empresa debe considerar para evitar problemas a futuro. En este sentido, es crucial destacar los tipos de costos de la calidad, los cuales son:

• Los costos de prevención son aquellos que se incurren para minimizar los costos de fallas y evaluación. Algunos ejemplos de costos de prevención son la revisión de nuevos productos y procesos, la capacitación focalizada, el control de procesos y la planificación de la inspección, entre otros. Es decir, son los costos destinados a evitar futuros problemas.
• Los costos de evaluación, en cambio, son aquellos que se generan debido a la inspección y comprobación de las especificaciones de calidad. Esto incluye la inspección y prueba de entrada, la inspección y prueba en proceso, la inspección final, entre otros. Es decir, son los costos destinados a asegurar que el producto cumpla con los requisitos establecidos por la empresa.
• Los costos de fallas internas, por su parte, se refieren a los problemas detectados antes de que el producto llegue al cliente externo. Algunos ejemplos de costos de fallas internas son los desechos, la reelaboración, el análisis de defectos, entre otros. Es decir, son los costos destinados a corregir los problemas internos antes de que se conviertan en problemas externos.
• Finalmente, los costos de fallas externas se incurren incluso si el cliente no los percibe. Esto incluye las garantías efectivas, los reclamos-devoluciones, los descuentos por razones de calidad, entre otros. Es decir, son los costos destinados a corregir los problemas que han llegado al cliente externo.

Importancia de los costos de la calidad en las empresas

¿Por qué es clave manejar los costos de la calidad en una empresa? La respuesta es sencilla: si no se miden, no se pueden controlar. Los costos de calidad tienen un impacto significativo en el desempeño de una empresa y en la satisfacción del cliente. Si se determinan los costos de calidad, se pueden desarrollar estrategias para reducirlos y, por ende, mejorar la calidad del producto o servicio.

Los costos de calidad tienen diversas aplicaciones en las empresas, y su gestión es clave para el éxito económico. Por ejemplo, la información obtenida al medir los costos de calidad permite fijar precios de venta basados en la rentabilidad de cada producto o servicio. También ayuda a identificar los productos más rentables y a optimizar los procesos para mejorar la calidad. Además, conocer los costos de calidad es útil para ofrecer descuentos a clientes específicos y para subcontratar ciertas partes del proceso productivo.

Los costos de calidad se dividen en diferentes categorías: prevención, evaluación, fallos internos y externos. Los costos de prevención son una inversión estratégica, ya que aseguran que los productos cumplan con los estándares de calidad y los requerimientos de desempeño. Los costos de evaluación son necesarios porque a menudo la organización no está segura de que el dinero y tiempo invertidos en prevención sean totalmente eficaces. La detección de deficiencias en estas etapas de prevención y evaluación ayuda a evitar costos futuros y a desarrollar métodos de inspección más efectivos y eficientes. Por otro lado, los costos por fallos internos y externos generan pérdidas de calidad en cualquier parte del proceso, y sus efectos pueden ser muy serios sobre las empresas.

Así es como, el estudio de los costos de calidad es fundamental para las empresas, porque permite corregir un producto o servicio antes de que llegue al cliente final. La gestión apropiada de los costos de calidad es esencial para mejorar la calidad, reducir los costos y aumentar la satisfacción del cliente. Todo sistema de costos de calidad debería ser parte de la estrategia de cualquier empresa, como un proceso de mejoramiento continuo y como una herramienta para la toma de decisiones oportunas y basadas en hechos.

Beneficios de la gestión de costos de la calidad

La gestión de costos de la calidad es una práctica crucial para cualquier empresa que desee mejorar su eficiencia y reducir gastos innecesarios. Esta gestión conlleva numerosos beneficios para las empresas y sus colaboradores, como los siguientes:

• Facilita la medición y el cumplimiento de los objetivos operativos: Uno de los principales beneficios de la gestión de costos de la calidad es que ayuda a medir y cumplir los objetivos operativos de una empresa de manera más precisa. Por ejemplo, gracias a ella se puede analizar con mayor exactitud el crecimiento esperado de las ventas o la proyección de ahorro en mano de obra.
• Mejora los procesos: Una adecuada administración de los costos permite identificar pasos innecesarios que generan demoras o ineficiencias en los procesos. Esto no solo es útil para la producción, sino también en otras áreas como atención al cliente, recepción de materiales, investigación y desarrollo, planificación, entre otros. Así, la gestión de costos de la calidad ayuda a mejorar la calidad del producto o servicio que se ofrece, lo que puede traducirse en una mayor satisfacción del cliente y en una ventaja competitiva para la empresa.
• Ayuda al planeamiento estratégico de la organización: Otra ventaja de la gestión de costos de la calidad es que permite un buen uso de indicadores financieros y no financieros en los cuales se basa el planeamiento estratégico. Esto significa que una empresa puede tomar decisiones más informadas y sólidas en cuanto a su futuro, lo que puede ayudarla a crecer y expandirse de manera sustentable.
• Otorga claridad sobre lo que realmente ganan las empresas: Por último, la gestión de costos de la calidad proporciona a las empresas, especialmente a las mypes y pymes, claridad sobre el valor económico que genera el negocio. Gracias a ella se puede conocer el margen de los productos, si los costos se están optimizando, si es conveniente contratar más personal o dejar de vender algún producto. Esta información es fundamental para tomar decisiones que ayuden a la empresa a crecer y ser más rentable.

Cómo calcular los costos de la calidad

Calcular los costos de la calidad es una tarea crucial para cualquier empresa. Al conocer los costos de prevención, evaluación, fallos internos y fallos externos, se puede tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar los productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes.

La fórmula para calcular los costos de la calidad

La fórmula para calcular los costos de la calidad es simple: se suman los costos asociados a cada una de las cuatro categorías mencionadas anteriormente. Es significativo destacar que no todos los costos pueden ser medidos directamente, por lo que se requiere de un análisis cuidadoso para obtener una cifra precisa.

• Costos de prevención: Incluyen el dinero y el tiempo invertidos en la prevención de fallos en los productos o servicios.
• Costos de evaluación: Incluyen los gastos asociados a la inspección y verificación de la calidad de los productos y servicios.
• Costos de fallos internos: Estos costos se generan cuando se detectan fallos internamente y se llevan a cabo tareas de corrección antes de que los productos o servicios lleguen al mercado.
• Costos de fallos externos: Estos costos se generan cuando los clientes detectan problemas en los productos o servicios después de haberlos adquirido.

Veamos un ejemplo de cómo calcular los costos de la calidad. Si una empresa ha invertido $10,000 en actividades preventivas, $5,000 en evaluación, $3,000 en corrección de fallos internos y $2,000 en corrección de fallos externos, entonces la suma total de los costos de calidad de la empresa es:

Total de los costos de calidad = $10,000 + $5,000 + $3,000 + $2,000 = $20,000

En conclusión, calcular los costos de la calidad es esencial para cualquier empresa que desee mejorar sus productos y servicios. Al estar conscientes de los costos de prevención, evaluación, fallos internos y fallos externos, se pueden tomar medidas para reducir estos costos y mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos.

Cómo implementar un sistema de gestión de costos de la calidad en una empresa en México

La implementación de un sistema de gestión de costos de calidad puede ser una herramienta valiosa para asegurar que los productos y servicios entregados a los clientes cumplan con sus expectativas y satisfagan sus necesidades. A continuación, presentamos un paso a paso guiado para implementar un sistema de gestión de costos de calidad en una empresa en México.

• Paso 1: Identificar los procesos clave: Identifica los procesos clave que intervienen en el logro de la calidad en la organización. Estos pueden incluir procesos de producción, ventas, gestión de inventarios y servicio al cliente.
• Paso 2: Definir los costos de calidad: Es relevante definir los costos de calidad que se medirán, como los costos de prevención, los costos de detección, los costos de no conformidad y los costos de evaluación.
• Paso 3: Elegir un enfoque de procesos: Se recomienda un enfoque de procesos para el diseño del sistema de gestión de costos de calidad. Este enfoque identifica los procesos clave, establece los indicadores y metas de desempeño para cada proceso, y define los responsables y los recursos necesarios para cumplir con los objetivos.
• Paso 4: Realizar una evaluación de la situación actual: Realiza una evaluación para conocer el estado actual de los procesos de calidad de la organización. Esta evaluación debe incluir una identificación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis DAFO).
• Paso 5: Desarrollar y ejecutar un plan de acción: Elabora un plan de acción para implementar el sistema de gestión de costos de calidad en la organización. Este plan debe incluir los objetivos, metas, plazos, responsables y recursos necesarios para lograr el éxito.
• Paso 6: Monitorizar y mejorar continuamente: Es esencial que la organización monitorice y mejore continuamente el sistema de gestión de costos de calidad. Esto se puede lograr a través del análisis del desempeño, la gestión de riesgos y la mejora continua de los procesos.

En resumen, la implementación de un sistema de gestión de costos de calidad puede ayudar a las empresas en México a mejorar la calidad de sus productos y servicios, aumentar la satisfacción del cliente y reducir los costos. Si sigues este paso a paso guiado, puedes implementar con éxito un sistema de gestión de costos de calidad en tu organización.